Организация документооборота

Порядок документирования хозяйственных операций, сроки и движение передачи документов в бухгалтерию для принятия к учету регламентируются графиком документооборота.

Документооборот– регламентация процесса и опись документов их: — создания, — перемещения либо получения от вторых подразделений, внешних контрагентов, — утверждения, — принятия к учету, — обработки, — передачи их в архив.

Т.е. документооборот – это перемещение документа от момента его составления до сдачи в архив.

Документооборот складывается из следующих потоков:

— поступающих (входящих) документов, к примеру, счёт и товарная накладная-фактура поставщика материалов, и письма, запросы, справки от агентов;

— отправляемых (исходящих) документов, к примеру, счёт и товарная накладная-фактура продавца, передаваемые клиенту продукции, и письма, справки передаваемые агентам;

— внутренних документов, к примеру, приходный ордер, расходный кассовый ордер, и документы, каковые снабжают ответ задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.

Главные этапы документооборота:

— оформление и составление документов;

— перемещение документов по рабочим местам;

— поступление документов в бухгалтерию;

— обработка документов в бухгалтерии;

— передача документов в архив.

Разрабатывается график документооборота, что утверждается начальник организации и содействует усилению контрольной функции бухгалтерского учета. График документооборота возможно оформлен в виде схемы либо списка взаимосвязанных работ по созданию, проверке, хранению и обработке документов. Указывается, по каким инстанциям, и в какой последовательности проходит документ.

График документооборота

а) снабжает контроль за оформлением документа;

б) устанавливает ответственность исполнителей за своевременное верное создание документа, его выполнение и передачу в архив;

в) снабжает своевременное составление бухгалтерской отчетности.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а вдруг это не представляется вероятным – конкретно по окончании операции. Начальник организации по согласованию с главбухом утверждает перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы.

Все документы, поступившие в бухгалтерию, шепетильно проверяют. Лишь по окончании бухгалтерской проверки документы смогут служить основанием для записи на квитанциях. Неверно оформленные документы возвращают для исправления.

Любой документ должен быть проверен:

O с формальной стороны – проверяется соблюдение формы, наличие и правильность заполнения реквизитов, включая подписи распорядителей и исполнителей;

O по существу – выяснение необходимости, законности и целесообразности операции, упомянутой в документе, соответствия ее плановым заданиям, сметам, нормативам и т. п.;

O арифметически – содержится в обнаружении итоговых подсчётов и правильности вычислений в документах.

По окончании указанных процедур производится бухгалтерская обработка документации, которая содержится в:

O группировкесостоит в объединении и подборе первичных документов в однородные по содержанию;

O таксировкедокументов – это проставление в них наровне с количественными показателями операции ее финансового выражения (оценка операции);

O контировке – составление бухгалтерских проводок, имеющих назначение переноса информации из документа на квитанции бухучёта.

Бухгалтерская обработка завершается составлением сводных документов на основании сгруппированных первичных документов.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, а после этого переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в течение пяти лет. Исключение:

годовые бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные записки к ним, главные книги организации в течение десяти лет
лицевые счета служащих и рабочих не меньше 75 летс момента закрытия этих квитанций

* при прекращения деятельности организации, документы, которые связаны с выплатой и начислением заработной лицевые счета и платы подлежат сдаче в национальные архивы.

Документооборот в делопроизводстве


Похожие статьи:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: